Compulsar documentos: ¿Dónde hay que hacerlo?

Hoy en día son muchos los trámites que requieren documentación española para su realización. Por ejemplo, para solicitar becas, o para solicitar la nacionalidad necesitas saber cómo y donde certificar documentos.

¿Quién puede certificar los documentos? ¿Dónde ir? En este artículo hablaremos sobre cómo certificar correctamente un documento, dónde acudir y quién puede ayudarte con este y otros trámites.

1. ¿Qué es una verificación de documentos?

Este término se utiliza para referirse a una fotocopia de un documento original o acreditado. Para esto necesitas comparar ambos documentos. para verificar que tanto la copia como el original son idénticos y sin alteración alguna.

Al determinar que todo coincide, se certifica la copia mediante un sello que acredita su validez. De hecho, este trámite es habitual en procedimientos administrativos públicos, registros, nacionalidades, etc.

2. Tipos de documentos que se pueden certificar

Por documentos se entiende cualquier conjunto de papeles con calidad informativa y administrativa. Sin embargo, es importante saber identificarlos para lograr una buena compulsión.

Por lo tanto, los documentos pueden ser:

• Audiencias: estos son emitidos por un organismo o funcionario público, por ejemplo, notarios, registradores, administradores o trabajadores judiciales. Estos cuentan con testimonio creíble y cuentan con garantía de veracidad, por lo que su contenido está debidamente autenticado.
• Privado: este tipo de documento es emitido por particulares y es válido si se verifica su veracidad. Por lo tanto, cuentan con firmas o sellos auténticos que acreditan su valor.
• Extranjeros: Finalmente, estos documentos pueden ser públicos o privados. Por tanto, para que sean válidas en España, deben estar certificadas por el consulado y por el Ministerio de la AAEE.

Es importante señalar que estos últimos pueden ser portadores de la apostilla de haya, que es una herramienta internacional para la verificación de documentos.

3. La validez de un documento certificado

Documentos y copias que han sido certificadas tienen la misma validez que sus originales. Sin embargo, esto no siempre significa que el documento original sea completamente auténtico.

Por lo tanto, incluso si la copia es similar, el original bien puede ser una falsificación o un documento fraudulento.

Las compulsas pueden ser utilizadas en diferentes campos, como el académico, jurídico, inmobiliario, judicial, etc.

4. ¿Quién puede certificar los documentos?

En general, las personas capacitadas para certificar documentos son los funcionarios de su ayuntamiento, un notario o el personal del organismo donde hay que presentar los papeles.

La realidad es que todo depende del tipo de trámite que se requiera gestionar. Esto influirá en cómo y dónde deben certificarse los documentos necesarios.

5. ¿Dónde certificar los documentos?

Como decíamos antes, esto dependerá del trámite para el que necesites la copia certificada. Por lo tanto, es necesario remitir a diferentes organismos que podrán avalar este procedimiento siguiendo los requisitos necesarios.

Trámites relacionados con las administraciones públicas

Si es necesario presentar al administración Pública algún documento certificado, este debe hacer un certificado de esto y devolver el original inmediatamente. Ocurre también con los papeles originales que se requieran comprobar, los cuales serán requeridos y tramitados por las oficinas del órgano administrativo en particular.

¿Cómo se hace?

La persona debe presentar el original y una copia del documento en cuestión. La oficina de registro debe entonces verificar la identidad del contenido y luego devolver el original.

El siguiente paso es adjuntar la copia certificada a la solicitud para su presentación.

Es importante señalar que el sello de la copia certificada indicará la fecha en que se realizó y la identificación de la persona u organismo que emitió la certificación.

Algunos ejemplos de dónde certificar documentos de una entidad pública

En el caso de solicitar pensión de viudedad, se requiere el original del libro de familia. Este se tramita en la Seguridad Social, donde el funcionario certificará una copia que acredite su coincidencia con el libro original.

Cuando un organismo público u organismo administrativo solicita el original de cualquier documento, es el mismo registro el que verifica el original y una copia del mismo.

En este caso, cubre la seguridad social, el SEPE, la agencia tributaria, el ayuntamiento, la universidad, la comunidad autónoma, etc.

Trámites ante una entidad privada

Por otro lado, sucede que la persona que solicita el documento certificado es una entidad privada, por ejemplo, una empresa con una oferta de trabajo de nuestro interés.

Para este casola certificación la realiza el mismo organismo que emitió el documento original. Ante esto, es el encargado de acreditar y cotejar fotocopias de dicho trabajo.

Vemos un ejemplo de esto cuando una universidad emite un título académico o una certificación de estudios. En ese sentido, es ella quien puede certificar una copia del documento original.

Este puede ser entregado a la empresa para garantizar nuestros estudios e idoneidad para el puesto.

Sin embargo, existe otra opción para gestionar este trámite y es entregando a la empresa tanto el original como la copia del documento. De esta forma la organización podrá certificar directamente los papeles y comprobar que son idénticos.

6. Requisitos sobre cómo y dónde certificar un documento

En la mayoría de los casos, la persona solo necesita el documento original para manejar este proceso. Sin embargo, muchas entidades solicitan más documentos para realizar este trámite.

Para realizar una verificación de documentos es necesario:

• Toma uno fotocopia de calidad del documento original de interés. Este puede ser llevado directamente al funcionario para que lo recopile o solicitarlo en el organismo que realiza el trámite.
• Documento de identificaciónya sea el DNI, NIE, pasaporte, etc.
• En algunos casos el pago de honorarios en consecuencia a la obligatoriedad de documentos.

También es importante señalar que muchas organizaciones prefieren hacer las fotocopias ellas mismas. De esta forma evitan manipulaciones o fallos en cualquier documento.

7. ¿Cuáles son las diferencias entre una copia certificada y una copia auténtica?

Mucha gente suele confundir un documento certificado con una copia auténtica. Sin embargo, ambos roles tienen diferencias muy importantes a reconocer:

• La copia auténtica garantiza plenamente la veracidad del documento original.
• Una copia auténtica tiene el mismo valor que un documento original. Por lo tanto, se puede utilizar como si fuera uno.
• Estos se solicitan al organismo que emitió el documento original, siendo una regla obligatoria.
• A partir de 2016 se puede presentar una copia auténtica como documento público para su tramitación en otros países de la UE.

8. Código Seguro de Verificación: Una alternativa para documentar documentos

El Código Seguro de Verificación (CSV) es un mecanismo utilizado para acreditar un documento de forma electrónica. Consiste en un conjunto de números y letras que se colocan en la parte inferior del documento para indicar el organismo que lo emitió.

Es decir, el CSV actúa como dirección de acceso a la web de la entidad u organismo que ha gestionado el documento. Un ejemplo de ello es la página del SEPE, la Agencia Tributaria, la Seguridad Social, entre otras.

Una vez introducido el código en el formulario, es posible confirmar online si el documento que se ha enviado es idéntico al original.

¿Cuál es el propósito del CSV?

El objeto de este código es facilitar la verificación de determinados documentos necesarios para la realización de trámites administrativos. De hecho, simplifica el proceso ya que puedes acceder a la web oficial de la emisor y verificar su autenticidad.

9. ¿La verificación de documentos es gratuita?

En generall, la verificación de documentos se realiza de forma gratuita cuando se presenta el original y se envía una copia al organismo que atenderá su solicitud.

Por ejemplo, a la hora de solicitar una prestación por desempleo o una pensión basta con presentar el documento auténtico y una fotocopia al SEPE y a la seguridad social, respectivamente.

Además, algunos municipios certifican sin cargo cuando se muestra el original. Incluso pueden acreditar documentos para otras administraciones, aunque deben ser enviados a través de sus propias oficinas.

10 Diferentes organismos donde se pueden certificar los documentos

Dependiendo del tipo de procedimiento que se deba realizar, existen diferentes formas de lograrlo. Por eso, a la hora de revisar tus documentos, debes saber a qué oficina acudir.

Compulsa en el ayuntamiento

Gran parte de los ayuntamientos cuentan con funcionarios que certifican documentos para diferentes trámites. Sin embargo, algunos están poniendo restricciones cuando estas no están destinadas a su propia gestión o en instituciones.

De hecho, en este caso se tiene en cuenta que el organismo no podrá dictar la compulsa. En su lugar, deberá realizar el trámite en el organismo que realizó el documento original.

Es muy importante que te averigües si el ayuntamiento de tu municipio realiza la verificación general de documentos.

Documentos obligatorios ante notario

Todos los notarios españoles tienen capacidad para certificar documentos. Usted está testificando que la fotocopia coincide completamente con el original.

Debes tener en cuenta que este trámite ante notario tiene un coste, que está regulado por ley y es el mismo en toda España.

Este procedimiento es similar al que hemos explicado anteriormente, aunque es necesario consultar en cada consulado las normas que rigen esta gestión.

No obstante, el procedimiento común comienza con la identificación del solicitante, la presentación del documento original, el pago de las tasas convenidas y la aprobación de la copia certificada. Cabe señalar que esto sucede uno o más días después de su solicitud.

Puedes realizar este trámite en el consulado de España en Londres, Bogotá, Bruselas, Buenos Aires, etc.

12 ¿Cómo y dónde certificar los documentos universitarios?

En el caso de un título universitario, existen tres formas de certificarlo debidamente.

Frente a la secretaría de la universidad

Es posible recibir un documento autenticado en la propia secretaría de la universidad. Podrá certificar una copia del mismo expediente académico donde se expidió el título.

Para este trámite deberá abonar las tasas correspondientes al trámite.

Ante notario

Para certificar ante notario es necesario acudir al notario con el título original y una copia. Luego hay constancia de que ambos documentos son iguales y la fotocopia se puede autenticar.

Esto también implica el pago correspondiente de tasas.

Ante un registro o administración pública

Por otro lado, a través de los organismos estatales y comunidades autónomas se puede certificar de forma ordinaria. Para ello es necesario enviar una solicitud de una administración a otra.

Es decir, puedes recopilar documentos de una oficina para validarlos frente a otra. También se deben presentar originales y fotocopias para su trámite.

13 ¿Dónde y cómo puedo acreditar mi DNI?

Uno de los documentos más frecuentes a verificar es el Documento Nacional de Identidad (DNI). Para realizar este trámite y validar la copia de este trámite debe considerar los siguientes pasos:

• La certificación debe ser realizada por el organismo que emitió el documento de interés. Por tanto, es necesario acudir al organismo encargado de expedir este documento, en este caso es la Policía Nacional.
• Una vez identificado el organismo estatal de nuestro interés, deberá dirigirse a la comisaría más cercana a su domicilio para solicitarlo y realizar el trámite.
• Para certificar tu DNI es necesario entregar el original y dos copias del mismo. Estos deben tener el anverso y el reverso de la tarjeta en una sola página.

Al finalizar estos pasos correctamente podrás tener tu DNI certificado de forma inmediata y sencilla.

En resumen, la compulsa es simplemente la certificación de que una copia de un documento coincide con el original.

Por lo tanto, es un trámite importante para presentar los documentos acreditativos sin tener que presentar el original.

14. Más información

• Puede obtener más información visitando la sede o administración concreta para lo cual es necesario hacer el documento certificado.

15. Otros enlaces de interés